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商务交接仪式的准备

交接仪式,在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备,如厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码头、车站或飞机、轮船、火车、机械、物资等,经验收合格后正式移交给使用单位之时,所举行的庆祝典礼。

举行交接仪式的重要意义在于,它既是商务伙伴们对所进行过的成功合作的庆贺,也是对给予过自己关怀、支持、帮助和理解的社会各界的答谢,又是接收单位与施工、安装单位巧妙地利用时机,为双方各自提高知名度和美誉度而进行的一种公开宣传活动。

交接的礼仪,一般是指在举行交接仪式时所须遵守的有关规范。通常,它包括交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式的参加等三个方面的主要内容。以下分别对其加以介绍。

首先要做好交接仪式的准备。准备交接仪式,主要要关注下列三件事,即来宾的邀约、现场的布置和物品的预备。

来宾的邀请,一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。在具体拟订来宾名单时,施工、安装单位亦应主动征求自己的合作伙伴——接收单位的意见。接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔,不过可以酌情提出自己的一些合理建议。

在一般情况下,参加交接仪式的人数自然越多越好。如果参加者太少,难免会使仪式显得冷冷清清。但是,在宏观上确定参加者的总人数时,必须兼顾场地条件与接待能力,切忌贪多。

从原则上来讲,交接仪式的出席人员应当包括施工、安装单位的有关人员,接收单位的有关人员,上级主管部门的有关人员,当地政府的有关人员,行业组织,社会团体的有关人员,各界知名人士,新闻界人士以及协作单位的有关人员等。

在上述人员之中,除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外,对于其他所有的人员,均应提前送达或寄达正式的书面邀请,以示对对方的尊重之意。